‘Als leidinggevende feedback geven aan ons team, dat hebben we ondertussen al onder de knie’, klinkt het vaak. Maar we doen het te weinig. Waar veel zelforganiserende teams meer mee worstelen is het onderling geven van feedback. Peer-to-peer, zoals dat dan zo mooi heet. ‘Wie ben ik om kritiek te hebben?’. ‘Hoe uit ik mijn ergernis zonder in ongenade te vallen?’. Het zijn de typische obstakels waardoor professionals zich laten tegenhouden om elkaar eerlijke feedback te geven. Weten hoe je dat op een goede manier aanpakt is nochtans een niet te onderschatten troef voor elk (zelfsturend) team.
Feedback-cultuur
Het is het klassieke scenario: een bedrijf of organisatie investeert in een opleiding rond feedback geven. Alweer iets om af te vinken van de to-do-lijst! En de materie, die is ‘verondersteld gekend’.
In de praktijk zien we echter dat de opgedane kennis vaak een dode letter blijft. Dat ze niet omgezet wordt in de praktijk. Dat veel professionals blijven hangen in hun eigen schroom om feedback te geven aan collega’s. Dat er geen gezonde feedback-cultuur gecreëerd wordt.
Een essentieel aspect daarvan is om te beseffen dat er niet zoiets bestaat als opbouwende kritiek.
Opbouwende kritiek bestaat niet.
Steeds meer onderzoeken laten zien dat ons brein angstig reageert op kritiek.
Er ontbreekt iets in de meest gangbare feedback modellen en dat is oog hebben voor de onderliggende kwetsbaarheid van onze gesprekspartner en onszelf. Wat we bedoelen is dit: elke keer wanneer we feedback krijgen, hoe goed bedoeld en hoe netjes geformuleerd ook, doet dat even pijn.
Misschien niet de feedback dat je drie keer te laat was en het verzoek om voortaan op tijd te komen. Dat kunnen we wel plaatsen.
Maar hoe spreek je iemand aan wanneer die teveel klaagt? Monologen voert waar je geen speld tussen krijgt? Zich constant negatief uitlaat? Roddelt? Slecht gezind rondloopt en anderen in het team meetrekt? Vanuit onzekerheid anderen met vragen bestookt waardoor ze niet aan hun werk toekomen? Vage antwoorden geeft waar je niets mee kan?
Dit zijn geen gemakkelijke boodschappen om te geven.
Of te krijgen.
Kritiek triggert onze onderliggende kwetsbaarheid.
Want wat gebeurt er?
Misschien is jouw kritiek verpakt in “constructieve feedback”. Misschien spreek je zelfs – zoals het hoort – de zorg uit van waaruit je wil communiceren.
Maar ondanks je omzichtigheid, ondanks je zorgboodschap, trigger je bij je gesprekspartner zijn of haar onderliggende kwetsbaarheid.
Fysiek gezien heeft dit te maken met de dominantie van ons limbische systeem, het meest primitieve deel van ons brein. Dit deel van je brein wil zo min mogelijk angst en zoveel mogelijk veiligheid ervaren. Bij gevaar of bedreiging reageert je brein direct door stresshormonen te produceren De hormonen die door de angst opgewekt worden, maken je minder alert waardoor je de informatie niet goed kan verwerken of zorgen er net voor dat je in de aanval gaat.
Dit roept gedachten op zoals:
“Ik ben niet goed genoeg.”
“Ik heb iets verkeerd gedaan.”
En dat zet dan weer de klassieke strategieën in werking. Je gesprekspartner gaat – tot jouw grote ergernis – in defensieve modus: “Ja, maar…” of “zo ben ik nu eenmaal’
Een ander mechanisme dat, naast deze zelfrechtvaardiging, vaak in werking treedt is dat van zelfbeschuldiging. Je gesprekspartner wordt onzeker en begint zich te pletter te werken om toch maar aan de norm te voldoen. Of hij geeft de moed op omdat hij denkt dat het hem toch niet zal lukken…
Is gedragsverandering wel een realistisch doel?
Kijk, kritiek raakt ons in onze kwetsbaarheid.
Bovendien is het bijzonder moeilijk om iemands gedrag te veranderen. Je vraagt eigenlijk nogal wat van iemand, want duurzame gedragsverandering veronderstelt dat de routes in iemands brein zich aanpassen.
En wat meer is: vaak zijn die zaken waaraan wij ons ergeren zo gegroeid vanuit een bepaalde, vaak goede intentie. Het is cruciaal om die intentie te vinden en te benoemen om te vermijden dat je het kind met het badwater weggooit.
Want dit alles wil uiteraard niét zeggen dat we geen feedback meer moeten geven.
Integendeel. We moeten mensen de kans geven om te groeien. Om boven zichzelf uit te stijgen. Met volgende tips kan dat op een goede manier: met compassion.
- Weerstand is te verwachten: omarm die dan ook! Wees je bewust van de delen die je bij de ander zal activeren. Je zit niet alleen met een collega aan tafel maar ook met zijn/haar innerlijke kwetsbaarheid of innerlijke criticus. Anticipeer op een reactie vanuit dat standpunt. Wanneer je collega omstandig gaat uitleggen waarom hij iets zo gedaan heeft, erken dan zijn goede intenties. Benoem dat zijn goede bedoelingen niet ter discussie staan. En dat je wil kijken naar het effect van zijn gedrag. Stel je daarin ook kwetsbaar op door te vragen hoe jij eraan hebt bijgedragen?
- Doe het in dialoog. Leg het tussen jullie en kijk er samen naar. Stel jezelf op als hulpbron. Stel jezelf voor dat de rollen omgedraaid zijn. Hoe zou je zelf graag benaderd worden?
- Onderscheid de inhoud van de relatie. Uit onderzoek blijkt dat mensen veel makkelijker kritiek van je aannemen als ze het gevoel hebben dat hun relatie met jou goed is. Ze zijn dan minder bezorgd om je tegen te spreken en zo kan je er samen uit leren. Wat speelt er inhoudelijk? Wat speelt er relationeel?
- Zorg voor jezelf en de ander. Maak contact met je kwetsbaarheid én je innerlijke kracht. Benader de ander met een open en genereuze mindset terwijl je ook het doel in de gaten houdt. Je hebt oog voor de zorg en kwetsbaarheid van jezelf en de ander. En tegelijkertijd maak je jouw grenzen duidelijk en check je de grenzen van de ander.
- Focus op feedforward. Richt je niet alleen op wat er niet goed gaat maar ook hoe de taak en of het gedrag kan verbeterd worden.Met hele specifieke en concrete voorbeelden. Spreek eventueel af hoe je de ander hiermee kan helpen?
- Organiseer vaste feedback momenten en vraag zelf actief om feedback. Wanneer mensen merken dat jij openstaat voor feedback, zullen ze makkelijker feedback van jou aannemen.
- Wanneer je remote feedback gaat geven,
Eigenlijk is feedback geven een groot cadeau.
Net omdat het zo’n moeilijke evenwichtsoefening is. Want als je je toch op dat gladde ijs waagt, geef je genoeg om je collega en jullie relatie om dat risico te nemen.
Zoek je nog naar dat evenwicht? Wil je ook een gezonde feedback-cultuur creëren in je team? Wij begeleiden jou en je team graag naar een feedback en feedforward cultuur.
Neem dan even contact. We bespreken het graag bij een al dan niet virtuele kop koffie.